Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontaktdaten

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Betreibergesellschaft des Dienstes SmartTranslate.ai ("Verantwortlicher", "wir").

Wichtig: Zur Erfüllung der Informationspflichten in verschiedenen Rechtsordnungen (einschließlich EU/UK) sollten hier vollständiger Name (Firma) des Verantwortlichen, Sitzadresse, Staat der Registrierung sowie gegebenenfalls die Registrierungsnummer und die Kontaktdaten eines Vertreters in der EU/UK angegeben werden.

Bei Fragen zum Datenschutz und zur Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie uns kontaktieren: privacy@smarttranslate.ai.

2. Geltungsbereich der Richtlinie und Definitionen

Diese Richtlinie gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des Dienstes (Website, Nutzer-Panel, Übersetzungsfunktionen, Blog), einschließlich Kontaktaufnahme mit uns und gegebenenfalls durchgeführten Marketingmaßnahmen (z. B. Newsletter).

"Personenbezogene Daten" sind Informationen über eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (z. B. E-Mail-Adresse, Konto-Identifikator, in bestimmten Fällen IP-Adresse).

"Verarbeitung" umfasst u. a. das Erheben, Aufzeichnen, Speichern, Verwenden, Weitergeben und Löschen von Daten.

3. Welche Daten wir verarbeiten (Kategorien von Daten)

Vom Nutzer bereitgestellte Daten: insbesondere E-Mail-Adresse (z. B. Anmeldung zur Warteliste/Newsletter), Inhalte zur Übersetzung (Texte, Dateien) sowie Übersetzungseinstellungen und Präferenzen (z. B. gewähltes Sprachpaar, Übersetzungsprofil).

Daten bei Anmeldung zur Warteliste/Newsletter: E-Mail, Sprache/Locale, Informationen zu Einwilligungen (z. B. Einwilligung in die Warteliste und optional Marketingeinwilligung) sowie technische Daten im Zusammenhang mit der Anmeldung (IP-Adresse, User-Agent) und Zeitstempel der Erstellung/Änderung des Eintrags.

Konto- und Authentifizierungsdaten: Wenn Sie sich anmelden, verarbeiten wir Daten, die zur Erstellung und Verwaltung eines Kontos erforderlich sind (z. B. Nutzerkennung, E-Mail-Adresse, Sitzungsdaten). Im Dienst wird der Authentifizierungsanbieter Clerk eingesetzt.

Technische und betriebliche Daten: IP-Adresse, Cookie-Identifiers, Geräte- und Browserinformationen (z. B. User-Agent) sowie Ereignisse zur Nutzung des Dienstes.

Analysedaten: Sofern Sie analytischen Cookies zustimmen, können wir statistische Daten zur Nutzung des Dienstes verarbeiten (z. B. Seitenaufrufe, grundlegende Sitzungsparameter) mittels Analysetools (z. B. Google Analytics 4 und Cloudflare Web Analytics – je nach Konfiguration).

Kommunikationsdaten: Inhalte der Korrespondenz, wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen (z. B. E-Mail im Datenschutzangelegenheiten).

Wir beabsichtigen nicht, besondere Kategorien personenbezogener Daten (sog. sensible Daten) oder Daten zu strafrechtlichen Verurteilungen und Straftaten zu erheben und fordern diese nicht an. Bitte übermitteln Sie solche Daten nicht in Inhalten zur Übersetzung, es sei denn, dies ist unbedingt erforderlich und Sie verfügen über eine entsprechende Rechtsgrundlage.

4. Datenquellen

Wir erheben Daten direkt bei Ihnen (z. B. wenn Sie sich für die Warteliste anmelden, ein Konto erstellen, Inhalte zur Übersetzung übermitteln oder mit uns Kontakt aufnehmen).

Ein Teil technischer Daten wird automatisch durch IT-Systeme und den Browser erfasst (z. B. IP-Adresse, Cookies, Geräteparameter).

Wenn Sie sich über einen externen Authentifizierungsanbieter (Clerk) anmelden, können wir im erforderlichen Umfang auch Konten-/Sitzungsdaten aus diesem System erhalten.

5. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen (EU/UK)

Befinden Sie sich in der EU/EWR oder im Vereinigten Königreich, ergeben sich die Rechtsgrundlagen der Verarbeitung insbesondere aus Art. 6 DSGVO / UK GDPR. Nachfolgend typische Zwecke und Rechtsgrundlagen – der konkrete Umfang hängt von den von Ihnen genutzten Funktionen ab.

Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Erbringung der Funktionen des Dienstes, einschließlich (sofern verfügbar) Übersetzung von Inhalten und Dokumenten, Kontoführung, Erbringung dienstbezogener Aufgaben.

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Anmeldung zum Newsletter (sofern angeboten), analytische Cookies und ähnliche Technologien (z. B. Google Analytics 4), weitere Maßnahmen, für die wir um Einwilligung bitten. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen (ohne Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung).

Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Gewährleistung der Sicherheit des Dienstes, Missbrauchsprävention (z. B. Begrenzung von Anmeldungen von einer IP in kurzer Zeit), Wartung und Weiterentwicklung des Dienstes, Geltendmachung oder Verteidigung von Ansprüchen.

Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Soweit wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben bestimmte Daten verarbeiten müssen (z. B. im Zusammenhang mit Anfragen, Ansprüchen oder behördlichen Anforderungen).

6. Ist die Angabe von Daten verpflichtend

Die Angabe bestimmter Daten ist erforderlich, um bestimmte Funktionen des Dienstes nutzen zu können.

Beispielsweise: Um sich für die Warteliste anzumelden, müssen Sie eine E-Mail-Adresse angeben und die erforderliche Einwilligung zur Verarbeitung für die Warteliste erteilen. Fehlen diese Daten, ist eine Anmeldung nicht möglich.

Bei Übersetzungen: Die Angabe der Inhalte zur Übersetzung und der gewählten Einstellungen ist notwendig, damit der Dienst die Leistung erbringen kann.

7. Empfänger von Daten und Auftragsverarbeiter

Wir nutzen vertrauenswürdige Dienstleister (Auftragsverarbeiter), die den Betrieb des Dienstes unterstützen. Dazu gehören insbesondere: Cloudflare (Hosting, CDN/Infrastruktur, Dienste wie Workers/D1/Images), Clerk (Authentifizierung und Kontoverwaltung) sowie Anbieter von Analysetools (z. B. Google Analytics 4, Cloudflare Web Analytics – je nach Konfiguration und Ihrer Einwilligung).

Die Dienstleister verarbeiten Daten auf Grundlage vertraglicher Vereinbarungen und unserer dokumentierten Weisungen, soweit dies zur Erbringung der jeweiligen Dienste erforderlich ist.

Wir können Daten außerdem offenlegen an: (a) autorisierte Mitarbeitende und Partner des Verantwortlichen, (b) Berater (z. B. rechtliche Berater) – sofern erforderlich, (c) öffentliche Behörden – sofern gesetzlich gefordert.

8. Cookies, ähnliche Technologien und Analysen

Der Dienst verwendet Cookies und vergleichbare Technologien für notwendige Zwecke (z. B. Sitzungsverwaltung, Sicherheit, Speicherung von Spracheinstellungen) und – mit Ihrer Einwilligung – für analytische Zwecke.

Im Dienst gibt es ein Zustimmungsbanner, das die Auswahl von Cookie-Kategorien ermöglicht. Analytische Cookies sind optional.

Je nach Konfiguration können wir Google Analytics 4 (GA4) mit Google Consent Mode v2 sowie Cloudflare Web Analytics verwenden. Wenn Sie der Kategorie "Analytik" nicht zustimmen, schränken wir Mechanismen ein bzw. deaktivieren sie und entfernen entsprechende analytische Cookies (z. B. _ga, _gid).

Detaillierte Informationen zu Cookie-Kategorien und zur Steuerung Ihrer Einwilligung finden Sie in der Cookie-Richtlinie.

9. Internationale Übermittlungen (außerhalb der EU/EWR und des Vereinigten Königreichs)

Aufgrund der globalen Natur von Cloud-Diensten können Daten in Ländern verarbeitet werden, die nicht Ihrem Wohnsitz entsprechen, einschließlich außerhalb der EU/EWR oder des Vereinigten Königreichs.

Wenn wir Daten außerhalb der EU/EWR oder des Vereinigten Königreichs übermitteln, wenden wir geeignete rechtliche Mechanismen an, wie Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln (SCC) und, falls erforderlich, zusätzliche Schutzmaßnahmen.

Sie können Informationen zu den eingesetzten Übertragungssicherungen anfordern, indem Sie uns kontaktieren.

10. Aufbewahrungsfristen

Wir speichern Daten so lange, wie es zur Erreichung der in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecke erforderlich ist, und löschen oder anonymisieren sie anschließend – außer wenn eine längere Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben oder aus berechtigten Gründen (z. B. zur Feststellung, Geltendmachung oder Verteidigung von Ansprüchen) erforderlich ist.

Anmeldungen zur Warteliste/Newsletter: Wir speichern Daten (z. B. E-Mail, Einwilligungen, technische Parameter der Anmeldung) bis zur Abmeldung / Widerruf der Einwilligung oder bis die Daten für den ursprünglichen Zweck nicht mehr benötigt werden.

Analysedaten: Aufbewahrungsfristen richten sich nach der Konfiguration des Analysetools und Ihren Cookie-Einstellungen; genaue Fristen können sich auch aus den Richtlinien der Anbieter ergeben.

Inhalte zur Übersetzung (Text/Dateien): Grundsätzlich verarbeiten wir diese so lange, wie es zur Erbringung der Dienstleistung und zur Sicherstellung der Qualität notwendig ist, und löschen oder anonymisieren sie anschließend – entsprechend Kontoeinstellungen, Tarif und Sicherheits- bzw. Rechtsanforderungen.

11. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz von Daten ein (z. B. Zugriffskontrollen, Beschränkung von Berechtigungen, Verschlüsselung der Übertragung, Sicherheitsmechanismen der Infrastruktur, Monitoring und Ereignisprotokollierung).

Kein System bietet absolute Sicherheit. Sollten wir eine Datenschutzverletzung feststellen, ergreifen wir Maßnahmen gemäß geltenden Vorschriften (einschließlich – falls anwendbar – Benachrichtigungen).

12. Ihre Rechte (EU/EWR und Vereinigtes Königreich)

Befinden Sie sich in der EU/EWR oder im Vereinigten Königreich, stehen Ihnen im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben Rechte zu: Auskunft, Berichtigung, Löschung ("Recht auf Vergessenwerden"), Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen die auf berechtigtem Interesse beruhende Verarbeitung.

Wird die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung vorgenommen, können Sie diese jederzeit widerrufen (ohne Auswirkung auf die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung).

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung gegen Recht verstößt, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen (z. B. in Liechtenstein/Andorra/Polen: die jeweilige Datenschutzaufsichtsbehörde).

13. Hinweise für Bewohner der USA (ausgewählte Staaten) – Offenlegungen und Rechte

Je nach Wohnsitz können Ihnen zusätzliche Rechte zustehen (z. B. Kalifornien – CCPA/CPRA; Colorado, Connecticut und andere Staaten). Im Allgemeinen umfassen diese Rechte: Informationen über die Kategorien der erhobenen Daten und die Zwecke, Auskunftsrechte, Löschung, Berichtigung sowie in einigen Staaten das Widerspruchsrecht gegen "Verkauf"/"Weitergabe" von Daten oder gegen Verarbeitung für zielgerichtete Werbung.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten im Sinne gängiger bundesstaatlicher Datenschutzgesetze. Sollten wir jemals Aktivitäten durchführen, die als "Verkauf" oder "Weitergabe" im genannten Sinne gelten (z. B. für zielgerichtete Werbung), werden wir die Richtlinie aktualisieren und erforderliche Opt-out-Mechanismen bereitstellen.

Um ein Datenschutzanliegen (Auskunft/Löschung/Berichtigung/Opt-out) geltend zu machen, kontaktieren Sie uns bitte unter: privacy@smarttranslate.ai. Zur Verhinderung von Missbrauch können wir Informationen zur Verifizierung Ihrer Anfrage anfordern.

Wir diskriminieren Nutzer nicht, weil sie ihre Datenschutzrechte ausüben.

14. Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Im Dienst können automatisierte Prozesse eingesetzt werden (z. B. automatische Übersetzung von Texten/Dokumenten mittels KI-Modellen, Auswahl von Einstellungen basierend auf dem gewählten Übersetzungsprofil).

Solche Vorgänge haben in der Regel keine rechtlichen Auswirkungen oder ähnliche erhebliche Auswirkungen auf Sie. Sollten wir Prozesse einführen, die die Voraussetzungen von Art. 22 DSGVO (automatisierte Entscheidungen mit erheblicher Auswirkung) erfüllen, werden wir gesondert informieren und die erforderlichen Schutzmaßnahmen vorsehen.

15. Daten von Kindern

Der Dienst richtet sich nicht an Kinder. Wenn Sie Elternteil oder gesetzlicher Vertreter sind und vermuten, dass ein Kind uns personenbezogene Daten ohne erforderliche Einwilligung übermittelt hat, kontaktieren Sie uns bitte – wir werden geeignete Maßnahmen ergreifen.

16. Änderungen der Datenschutzerklärung und Kontakt

Wir können die Datenschutzerklärung aktualisieren, um Änderungen am Dienst, an Dienstleistern oder an gesetzlichen Anforderungen Rechnung zu tragen. Die jeweils aktuelle Version wird auf dieser Seite mit dem Datum der letzten Aktualisierung veröffentlicht.

Bei Datenschutzfragen und zur Wahrnehmung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte: privacy@smarttranslate.ai. Zur Sicherheit können wir zusätzliche Informationen zur Verifizierung Ihrer Identität oder Ihrer Befugnis, im Namen einer anderen Person zu handeln, anfordern.