Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontaktdaten

Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten ist die Betreibergesellschaft des Dienstes SmartTranslate.ai ("Verantwortlicher", "wir").

Wichtig: Um den Informationspflichten zahlreicher Rechtsordnungen (einschließlich EU/UK) nachzukommen, sollten an dieser Stelle der vollständige Name (Firma) des Verantwortlichen, die Geschäftsadresse, das Registrierungsland sowie – sofern zutreffend – die Handelsregisternummer und Kontaktdaten eines Vertreters in der EU/UK angegeben werden.

Bei Fragen zum Datenschutz und zur Wahrnehmung von Betroffenenrechten können Sie uns kontaktieren: privacy@smarttranslate.ai.

2. Geltungsbereich der Richtlinie und Begriffsbestimmungen

Diese Richtlinie gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des Dienstes (Website, Nutzerbereich, Übersetzungsfunktionen, Blog), einschließlich der Kontaktaufnahme mit uns sowie gegebenenfalls durchgeführter Marketingaktivitäten (z. B. Newsletter).

"Personenbezogene Daten" sind Informationen über eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (z. B. E-Mail-Adresse, Kontenkennung, in bestimmten Fällen IP-Adresse).

"Verarbeitung" umfasst u. a. das Erheben, Aufzeichnen, Speichern, Nutzen, Übermitteln und Löschen von Daten.

3. Welche Daten wir verarbeiten (Datenkategorien)

Vom Nutzer angegebene Daten: insbesondere E-Mail-Adresse (z. B. Anmeldung zur Warteliste/Newsletter), Inhalte, die zur Übersetzung eingesendet werden (Text, Dateien), sowie Übersetzungseinstellungen und Präferenzen (z. B. gewählte Sprachvariante, Übersetzungsprofil).

Daten bei Anmeldung zur Warteliste/Newsletter: E-Mail, Sprache/Locale, Angaben zu Einwilligungen (z. B. Einwilligung zur Warteliste und optionale Marketingeinwilligung), sowie technische Daten im Zusammenhang mit der Anmeldung (IP-Adresse, User-Agent) und Erstellungs-/Aktualisierungsdaten des Eintrags.

Konten- und Authentifizierungsdaten: falls Sie sich anmelden, verarbeiten wir Daten, die zur Erstellung und Verwaltung eines Kontos erforderlich sind (z. B. Nutzerkennung, E-Mail-Adresse, Sitzungsdaten). Im Dienst wird der Authentifizierungsanbieter Clerk verwendet.

Technische und betriebliche Daten: IP-Adresse, Cookie-Identifikatoren, Angaben zu Gerät und Browser (z. B. User-Agent) sowie Ereignisse zur Nutzung des Dienstes.

Analysedaten: sofern Sie der Nutzung analytischer Cookies zustimmen, können wir statistische Daten über die Nutzung des Dienstes verarbeiten (z. B. Seitenaufrufe, Basisparameter von Sitzungen) unter Verwendung von Analysetools (z. B. Google Analytics 4 und Cloudflare Web Analytics – je nach Konfiguration).

Kommunikationsdaten: Inhalte der Korrespondenz, falls Sie uns kontaktieren (z. B. E-Mail in Datenschutzangelegenheiten).

Wir beabsichtigen nicht, besondere Kategorien personenbezogener Daten (sog. sensible Daten) oder Angaben zu strafrechtlichen Verurteilungen und Straftaten zu erheben und verlangen diese nicht. Bitte senden Sie solche Daten nicht in Inhalten zur Übersetzung, es sei denn, dies ist unbedingt erforderlich und Sie verfügen über eine entsprechende Rechtsgrundlage.

4. Datenquellen

Wir erheben Daten direkt bei Ihnen (z. B. wenn Sie sich für die Warteliste anmelden, ein Konto erstellen, Inhalte zur Übersetzung einreichen oder mit uns in Kontakt treten).

Ein Teil der technischen Daten wird automatisch durch IT-Systeme und den Browser erhoben (z. B. IP-Adresse, Cookies, Geräteparameter).

Wenn Sie sich über einen externen Authentifizierungsanbieter (Clerk) anmelden, können wir erforderliche Konto-/Sitzungsdaten auch aus diesem System erhalten, soweit dies für die Anmeldung notwendig ist.

5. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen (EU/UK)

Befinden Sie sich in der EU/EWR oder im Vereinigten Königreich, ergeben sich die Rechtsgrundlagen der Verarbeitung insbesondere aus Art. 6 DSGVO / UK GDPR. Nachfolgend werden typische Zwecke und Rechtsgrundlagen genannt – der konkrete Umfang hängt von den von Ihnen genutzten Funktionen ab.

Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Erbringung der Funktionen des Dienstes, einschließlich (sofern verfügbar) Übersetzung von Inhalten und Dokumenten, Führung von Nutzerkonten, Erbringung dienstbezogener Aufgaben.

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Anmeldung zum Newsletter (sofern angeboten), analytische Cookies und vergleichbare Technologien (z. B. Google Analytics 4), weitere Maßnahmen, für die wir Ihre Einwilligung einholen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen (ohne die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung zu berühren).

Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Gewährleistung der Sicherheit des Dienstes, Verhinderung von Missbrauch (z. B. Begrenzung der Anzahl von Anmeldungen von einer IP in kurzer Zeit), Betrieb und Weiterentwicklung des Dienstes, Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): soweit gesetzliche Vorschriften uns zur Verarbeitung bestimmter Daten verpflichten (z. B. im Zusammenhang mit Anfragen, Ansprüchen oder Behördenanfragen).

6. Ist die Angabe von Daten verpflichtend

Die Angabe bestimmter Daten ist erforderlich, um bestimmte Funktionen des Dienstes nutzen zu können.

Beispielsweise: Um sich für die Warteliste anzumelden, müssen Sie eine E-Mail-Adresse angeben und die erforderliche Einwilligung zur Verarbeitung für die Warteliste erteilen. Fehlen diese Angaben, ist eine Anmeldung nicht möglich.

Bei Übersetzungsaufträgen: Die Angabe der zu übersetzenden Inhalte und der gewünschten Einstellungen ist erforderlich, damit der Dienst die Leistung erbringen kann.

7. Empfänger der Daten und Auftragsverarbeiter

Wir nutzen vertrauenswürdige Dienstleister (Auftragsverarbeiter), die den Betrieb des Dienstes unterstützen. Dazu gehören insbesondere: Cloudflare (Hosting, CDN/Infrastruktur, Dienste wie Workers/D1/Images), Clerk (Authentifizierung und Kontoverwaltung) sowie Anbieter von Analysetools (z. B. Google Analytics 4, Cloudflare Web Analytics – je nach Konfiguration und Ihrer Einwilligung).

Die Dienstleister verarbeiten Daten auf Grundlage von Verträgen und unseren dokumentierten Weisungen, soweit dies zur Erbringung ihrer Leistungen erforderlich ist.

Wir können Daten zudem offenlegen an: (a) bevollmächtigte Mitarbeiter und Partner des Verantwortlichen, (b) Berater (z. B. Rechtsberater) – wenn erforderlich, (c) öffentliche Stellen – soweit gesetzliche Verpflichtungen dies erfordern.

8. Cookies, ähnliche Technologien und Analytik

Der Dienst verwendet Cookies und ähnliche Technologien für notwendige Zwecke (z. B. Sitzungserhalt, Sicherheit, Speicherung von Spracheinstellungen) sowie – nach Ihrer Einwilligung – zu Analysezwecken.

Im Dienst wird ein Einwilligungsbanner eingesetzt, das die Auswahl von Cookie-Kategorien ermöglicht. Analytische Cookies sind optional.

Je nach Konfiguration nutzen wir Google Analytics 4 (GA4) mit Google Consent Mode v2 sowie Cloudflare Web Analytics. Bei Nichtzustimmung zur Analyse-Kategorie schränken wir/oder deaktivieren wir Mechanismen ein, die eine Einwilligung erfordern, und löschen die betreffenden analytischen Cookies (z. B. _ga, _gid).

Details zu Cookie-Kategorien und zur Verwaltung Ihrer Einwilligung finden Sie in der Cookie-Richtlinie.

9. Internationale Datenübermittlungen (außerhalb der EU/EWR und des Vereinigten Königreichs)

Aufgrund der globalen Natur von Cloud-Diensten können Daten in Staaten verarbeitet werden, die sich von Ihrem Wohnsitzstaat unterscheiden, einschließlich außerhalb der EU/EWR oder des Vereinigten Königreichs.

Wenn wir Daten außerhalb der EU/EWR oder des Vereinigten Königreichs übermitteln, wenden wir geeignete rechtliche Mechanismen an, wie beispielsweise Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln (SCC) und – sofern erforderlich – ergänzende Schutzmaßnahmen.

Sie können Informationen über die angewandten Übermittlungsmaßnahmen anfordern, indem Sie uns kontaktieren.

10. Aufbewahrungsfristen

Wir speichern Daten so lange, wie es zur Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist, und löschen oder anonymisieren sie anschließend – es sei denn, eine längere Aufbewahrung ist gesetzlich vorgeschrieben oder aus sachlichen Gründen gerechtfertigt (z. B. zur Feststellung, Geltendmachung oder Verteidigung von Ansprüchen).

Wartelisten-/Newslettereinträge: Wir speichern Daten (z. B. E-Mail, Einwilligungen, technische Parameter der Anmeldung) bis zur Abmeldung/zum Widerruf der Einwilligung oder bis die Daten für den Zweck, zu dem sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind.

Analysedaten: Aufbewahrungszeiträume richten sich nach der Konfiguration des Analysetools und Ihren Cookie-Einstellungen; Details können auch den Richtlinien der Anbieter entnommen werden.

Zu übersetzende Inhalte (Text/Dateien): Im Regelfall verarbeiten wir diese so lange, wie es zur Erbringung der Dienstleistung und zur Sicherstellung der Qualität erforderlich ist, und löschen oder anonymisieren sie anschließend – entsprechend Kontoeinstellungen, Tarif und Anforderungen an Sicherheit und Recht.

11. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten ein (z. B. Zugriffskontrollen, Einschränkung von Berechtigungen, Verschlüsselung der Übertragung, Sicherheitsmechanismen der Infrastruktur, Überwachung und Protokollierung von Ereignissen).

Kein System kann absolute Sicherheit garantieren. Sollten wir eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten feststellen, werden wir gemäß den geltenden Vorschriften Maßnahmen ergreifen (einschließlich – falls anwendbar – melden).

12. Ihre Rechte (EU/EWR und Vereinigtes Königreich)

Befinden Sie sich in der EU/EWR oder im Vereinigten Königreich, stehen Ihnen – im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen – folgende Rechte zu: Auskunft über die Daten, Berichtigung, Löschung ("Recht auf Vergessenwerden"), Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung, die auf berechtigten Interessen beruht.

Wird die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung durchgeführt, können Sie die Einwilligung jederzeit widerrufen (ohne die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung zu beeinträchtigen).

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung rechtswidrig ist, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen (z. B. in Polen: Präsident des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten) oder bei der zuständigen Behörde in Ihrem Land.

13. Informationen für Bewohner der USA (ausgewählte Bundesstaaten) - Offenlegungen und Rechte

Je nach Ihrem Wohnort können Ihnen zusätzliche Rechte zustehen (z. B. Kalifornien – CCPA/CPRA; Colorado, Connecticut und andere Bundesstaaten). Grundsätzlich umfassen diese Rechte Informationen über die Kategorien verarbeiteter Daten und Zwecke, Zugang zu Daten, Löschung, Berichtigung sowie – in einigen Staaten – Widerspruch gegen die "Verkauf"/"Weitergabe" von Daten oder die Verarbeitung für gezielte Werbung.

Wir verkaufen personenbezogene Daten nicht im Sinne typischer staatlicher Datenschutzgesetze. Sollten wir jemals Vorgänge durchführen, die als "Verkauf" oder "Weitergabe" gelten (z. B. für gezielte Werbung), werden wir die Datenschutzerklärung aktualisieren und die erforderlichen Opt-out-Mechanismen bereitstellen.

Um Anfragen zu Datenschutzrechten (Zugriff/Löschung/Berichtigung/Opt-out) zu stellen, kontaktieren Sie uns bitte: privacy@smarttranslate.ai. Wir können Informationen zur Identitätsverifizierung und zum Schutz vor Missbrauch anfordern.

Wir diskriminieren Nutzer nicht, weil sie ihre Rechte ausüben.

14. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Im Dienst können automatisierte Prozesse auftreten (z. B. automatische Übersetzung von Texten/Dokumenten mithilfe von KI-Modellen, Auswahl von Einstellungen basierend auf einem gewählten Übersetzungsprofil).

Solche Vorgänge führen in der Regel nicht zu rechtlichen Auswirkungen für Sie und haben normalerweise keinen ähnlich erheblichen Einfluss auf Sie. Sollten wir Verfahren einführen, die die Voraussetzungen von Art. 22 DSGVO (automatisierte Entscheidungen mit wesentlicher Auswirkung) erfüllen, werden wir dazu gesondert informieren und die erforderlichen Schutzmaßnahmen bereitstellen.

15. Daten von Kindern

Der Dienst richtet sich nicht an Kinder. Wenn Sie als Elternteil oder Erziehungsberechtigter vermuten, dass ein Kind uns personenbezogene Daten ohne die erforderliche Einwilligung übermittelt hat, kontaktieren Sie uns bitte – wir werden geeignete Maßnahmen ergreifen.

16. Änderungen der Datenschutzerklärung und Kontakt

Wir können die Datenschutzerklärung aktualisieren, damit sie Änderungen im Dienst, bei Dienstleistern oder in den gesetzlichen Anforderungen widerspiegelt. Die aktuelle Version wird auf dieser Seite mit dem Datum der letzten Aktualisierung veröffentlicht.

Bei Datenschutzangelegenheiten und zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte: privacy@smarttranslate.ai. Zur Sicherheit können wir zusätzliche Informationen zur Verifizierung Ihrer Identität oder zur Bestätigung Ihrer Berechtigung zur Handlung im Namen einer anderen Person anfordern.