Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontaktdaten

Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten ist die Betreibergesellschaft des Dienstes SmartTranslate.ai ("Verantwortlicher", "wir").

Wichtig: Um den Informationspflichten verschiedener Rechtsordnungen (einschließlich EU/UK) nachzukommen, sollten an dieser Stelle der vollständige Name (Firma) des Verantwortlichen, die Anschrift, das Registrierungsland sowie – sofern zutreffend – die Firmenbuchnummer und Kontaktdaten eines Vertreters in der EU/UK angegeben werden.

Bei Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung von Rechten können Sie uns kontaktieren: privacy@smarttranslate.ai.

2. Geltungsbereich und Begriffsbestimmungen

Diese Erklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des Dienstes (Website, Nutzerbereich, Übersetzungsfunktionen, Blog), einschließlich Kontaktaufnahme mit uns sowie etwaiger Marketingaktivitäten (z. B. Newsletter).

"Personenbezogene Daten" sind Informationen über eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (z. B. E-Mail-Adresse, Kontenkennung, in bestimmten Fällen IP-Adresse).

"Verarbeitung" umfasst unter anderem das Erfassen, Speichern, Verwenden, Übermitteln und Löschen von Daten.

3. Welche Daten wir verarbeiten (Datenkategorien)

Vom Nutzer angegebene Daten: insbesondere E-Mail-Adresse (z. B. Anmeldung zur Warteliste/Newsletter), Inhalte, die zur Übersetzung übermittelt werden (Text, Dateien) sowie Übersetzungseinstellungen und Präferenzen (z. B. gewählte Sprachvariante, Übersetzungsprofil).

Daten bei Anmeldung zur Warteliste/Newsletter: E-Mail, Sprache/Locale, Informationen zu Einwilligungen (z. B. Einwilligung zur Warteliste und optionale Marketingeinwilligung) sowie technische Daten im Zusammenhang mit der Anmeldung (IP-Adresse, User-Agent) und Erstellungs-/Aktualisierungsdaten des Eintrags.

Konten- und Authentifizierungsdaten: Wenn Sie sich anmelden, verarbeiten wir Daten, die zur Erstellung und Verwaltung eines Kontos erforderlich sind (z. B. Nutzerkennung, E-Mail-Adresse, Sitzungsdaten). Im Dienst wird der Authentifizierungsanbieter Clerk eingesetzt.

Technische und betriebliche Daten: IP-Adresse, Cookie-Identifikatoren, Angaben zu Gerät und Browser (z. B. User-Agent) sowie Nutzungsereignisse des Dienstes.

Analysedaten: Sofern Sie der Verwendung analytischer Cookies zustimmen, können wir statistische Daten über die Nutzung des Dienstes verarbeiten (z. B. Seitenaufrufe, grundlegende Sitzungsparameter) mithilfe von Analysetools (z. B. Google Analytics 4 und Cloudflare Web Analytics – je nach Konfiguration).

Kommunikationsdaten: Inhalte der Korrespondenz, wenn Sie mit uns in Kontakt treten (z. B. E-Mail in Datenschutzangelegenheiten).

Wir beabsichtigen nicht, besondere Kategorien personenbezogener Daten (sog. sensible Daten) oder Angaben zu strafrechtlichen Verurteilungen und Straftaten zu erheben und fordern diese nicht an. Bitte senden Sie solche Daten nicht in Inhalten zur Übersetzung, es sei denn, dies ist unerlässlich und Sie verfügen über eine entsprechende Rechtsgrundlage.

4. Datenquellen

Wir erheben Daten direkt bei Ihnen (z. B. wenn Sie sich für die Warteliste registrieren, ein Konto anlegen, Inhalte zur Übersetzung übermitteln oder mit uns Kontakt aufnehmen).

Ein Teil der technischen Daten wird automatisch durch IT-Systeme und den Browser erfasst (z. B. IP-Adresse, Cookies, Geräteparameter).

Wenn Sie die Anmeldung über einen externen Authentifizierungsanbieter (Clerk) nutzen, können wir erforderliche Konto-/Sitzungsdaten auch aus diesem System erhalten, soweit dies für die Anmeldung notwendig ist.

5. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen (EU/UK)

Befinden Sie sich in der EU/EWR oder im Vereinigten Königreich, ergeben sich die Rechtsgrundlagen der Verarbeitung insbesondere aus Art. 6 DSGVO / UK GDPR. Nachfolgend werden typische Zwecke und Rechtsgrundlagen dargestellt – der konkrete Umfang hängt von den von Ihnen genutzten Funktionen ab.

Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Erbringung der Dienste des Angebots, einschließlich (sofern verfügbar) Übersetzung von Inhalten und Dokumenten, Verwaltung von Nutzerkonten und Durchführung dienstbezogener Aufgaben.

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Anmeldung zum Newsletter (sofern angeboten), analytische Cookies und ähnliche Technologien (z. B. Google Analytics 4), weitere Maßnahmen, für die wir Ihre Einwilligung einholen. Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen (ohne die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung zu beeinträchtigen).

Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Gewährleistung der Sicherheit des Dienstes, Verhinderung von Missbrauch (z. B. Begrenzung von Anmeldungen von einer IP in kurzer Zeit), Betrieb und Weiterentwicklung des Dienstes sowie Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): soweit gesetzliche Vorschriften uns zur Verarbeitung bestimmter Daten verpflichten (z. B. im Zusammenhang mit Anfragen, Ansprüchen oder Behördenanfragen).

6. Ist die Angabe von Daten verpflichtend

Die Angabe bestimmter Daten ist erforderlich, um bestimmte Funktionen des Dienstes nutzen zu können.

Beispielsweise: Um sich für die Warteliste anzumelden, müssen Sie eine E-Mail-Adresse angeben und die erforderliche Einwilligung zur Verarbeitung für die Warteliste erteilen. Ohne diese Angaben ist eine Registrierung nicht möglich.

Bei Übersetzungen: Die Angabe der zu übersetzenden Inhalte und der gewünschten Einstellungen ist erforderlich, damit der Dienst die Leistung erbringen kann.

7. Empfänger der Daten und Auftragsverarbeiter

Wir arbeiten mit vertrauenswürdigen Dienstleistern (Auftragsverarbeiter) zusammen, die den Betrieb des Dienstes unterstützen. Dazu zählen insbesondere: Cloudflare (Hosting, CDN/Infrastruktur, Dienste wie Workers/D1/Images), Clerk (Authentifizierung und Kontoverwaltung) sowie Anbieter von Analysetools (z. B. Google Analytics 4, Cloudflare Web Analytics – je nach Konfiguration und Ihrer Einwilligung).

Die Dienstleister verarbeiten Daten auf Grundlage vertraglicher Vereinbarungen und unserer dokumentierten Weisungen, soweit dies zur Erbringung ihrer Leistungen erforderlich ist.

Wir können Daten zudem weitergeben an: (a) befugte Mitarbeiter und Partner des Verantwortlichen, (b) Berater (z. B. Rechtsberater) – soweit erforderlich, (c) öffentliche Behörden – sofern gesetzliche Pflichten dies vorsehen.

8. Cookies, ähnliche Technologien und Analytik

Der Dienst verwendet Cookies und ähnliche Technologien für notwendige Funktionen (z. B. Aufrechterhaltung der Sitzung, Sicherheit, Speicherung von Spracheinstellungen) sowie – nach Ihrer Einwilligung – zu Analysezwecken.

Im Dienst ist ein Einwilligungsbanner aktiv, das die Auswahl von Cookie-Kategorien ermöglicht. Analytische Cookies sind optional.

Je nach Konfiguration nutzen wir Google Analytics 4 (GA4) mit Google Consent Mode v2 sowie Cloudflare Web Analytics. Bei Nichtzustimmung zur Analyse-Kategorie schränken oder deaktivieren wir Mechanismen, die eine Einwilligung erfordern, und löschen die betreffenden analytischen Cookies (z. B. _ga, _gid).

Nähere Informationen zu Cookie-Kategorien und zur Verwaltung Ihrer Einwilligung finden Sie in der Cookie-Richtlinie.

9. Internationale Datenübermittlungen (außerhalb der EU/EWR und des Vereinigten Königreichs)

Aufgrund der globalen Bereitstellung von Cloud-Diensten können Daten in Staaten verarbeitet werden, die von Ihrem Wohnsitz abweichen, einschließlich außerhalb der EU/EWR oder des Vereinigten Königreichs.

Wenn wir Daten außerhalb der EU/EWR oder des Vereinigten Königreichs übermitteln, treffen wir geeignete rechtliche Maßnahmen, wie Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln (SCC), und – falls erforderlich – zusätzliche Schutzmaßnahmen.

Sie können Auskünfte über die angewandten Schutzmaßnahmen für Übermittlungen anfordern, indem Sie uns kontaktieren.

10. Aufbewahrungsfristen

Wir bewahren Daten so lange auf, wie es zur Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke erforderlich ist, und löschen oder anonymisieren sie anschließend – es sei denn, eine längere Aufbewahrung ist gesetzlich vorgeschrieben oder aus sachlichen Gründen begründet (z. B. zur Feststellung, Geltendmachung oder Verteidigung von Ansprüchen).

Wartelisten-/Newslettereinträge: Wir speichern Daten (z. B. E-Mail, Einwilligungen, technische Anmeldedaten) bis zur Abmeldung/zum Widerruf der Einwilligung oder bis die Daten für den Zweck, zu dem sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden.

Analysedaten: Aufbewahrungsfristen richten sich nach der Konfiguration des Analysetools und Ihren Cookie-Einstellungen; Einzelheiten können auch in den Richtlinien der Anbieter beschrieben sein.

Zu übersetzende Inhalte (Text/Dateien): In der Regel verarbeiten wir diese so lange, wie es zur Erbringung der Dienstleistung und zur Sicherstellung der Qualität erforderlich ist, und löschen oder anonymisieren sie anschließend – entsprechend Kontoeinstellungen, Tarif und Sicherheits- bzw. rechtlichen Anforderungen.

11. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten ein (z. B. Zugangsbeschränkungen, Beschränkung von Rechten, Verschlüsselung der Datenübertragung, Sicherheitsmechanismen der Infrastruktur, Monitoring und Protokollierung von Ereignissen).

Kein System bietet absolute Sicherheit. Sollten wir eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten feststellen, werden wir gemäß den geltenden gesetzlichen Vorgaben Maßnahmen ergreifen (inklusive – falls erforderlich – Meldungen an Aufsichtsbehörden und Betroffene).

12. Ihre Rechte (EU/EWR und Vereinigtes Königreich)

Befinden Sie sich in der EU/EWR oder im Vereinigten Königreich, stehen Ihnen – im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen – die folgenden Rechte zu: Auskunft über die verarbeiteten Daten, Berichtigung, Löschung ("Recht auf Vergessenwerden"), Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen.

Werden Daten aufgrund einer Einwilligung verarbeitet, können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen (ohne die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung zu berühren).

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung rechtswidrig ist, können Sie eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einreichen (z. B. in Polen: Präsident des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten) oder bei der zuständigen Behörde in Ihrem Land.

13. Informationen für Bewohner der USA (ausgewählte Bundesstaaten) - Offenlegungen und Rechte

Je nach Ihrem Wohnort in den USA können Ihnen zusätzliche Rechte zustehen (z. B. Kalifornien – CCPA/CPRA; Colorado, Connecticut und weitere Bundesstaaten). Grundsätzlich umfassen diese Rechte Auskunft über die Kategorien gesammelter Daten und deren Verwendungszwecke, Zugang zu Daten, Löschung, Berichtigung sowie – in einigen Staaten – Widerspruch gegen die "Veräußerung"/"Weitergabe" von Daten oder die Verarbeitung für zielgerichtete Werbung.

Wir verkaufen personenbezogene Daten nicht im Sinne typischer bundesstaatlicher Datenschutzgesetze. Sollten wir künftig Aktivitäten durchführen, die als "Verkauf" oder "Weitergabe" gelten (z. B. für zielgerichtete Werbung), werden wir die Datenschutzerklärung aktualisieren und die erforderlichen Opt-out-Möglichkeiten bereitstellen.

Um Anfragen zu Datenschutzrechten (Zugriff/Löschung/Berichtigung/Opt-out) zu stellen, kontaktieren Sie uns bitte: privacy@smarttranslate.ai. Wir können Informationen zur Verifizierung Ihrer Identität anfordern, um Missbrauch vorzubeugen.

Wir diskriminieren Nutzer nicht, weil sie ihre Rechte ausüben.

14. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Im Dienst können automatisierte Prozesse eingesetzt werden (z. B. automatische Übersetzung von Texten/Dokumenten mittels KI-Modelle, Auswahl von Einstellungen basierend auf dem gewählten Übersetzungsprofil).

Solche Verfahren haben in der Regel keine rechtlichen Folgen für Sie und üben normalerweise keinen ähnlich wesentlichen Einfluss auf Sie aus. Falls wir Prozesse einführen, die die Voraussetzungen des Art. 22 DSGVO (automatisierte Entscheidungen mit wesentlicher Auswirkung) erfüllen, werden wir gesondert informieren und geeignete Schutzmaßnahmen treffen.

15. Daten von Kindern

Der Dienst richtet sich nicht an Kinder. Wenn Sie als Elternteil oder Erziehungsberechtigter vermuten, dass ein Kind uns personenbezogene Daten ohne erforderliche Einwilligung übermittelt hat, kontaktieren Sie uns bitte – wir werden geeignete Maßnahmen ergreifen.

16. Änderungen der Datenschutzerklärung und Kontakt

Wir können die Datenschutzerklärung aktualisieren, um Änderungen im Dienst, bei Dienstleistern oder in den gesetzlichen Anforderungen Rechnung zu tragen. Die aktuelle Fassung wird auf dieser Seite mit dem Datum der letzten Aktualisierung veröffentlicht.

Bei Datenschutzfragen und zur Durchsetzung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte: privacy@smarttranslate.ai. Zur Sicherheit können wir zusätzliche Informationen zur Verifizierung Ihrer Identität oder zur Bestätigung Ihrer Berechtigung zur Handlung im Namen einer anderen Person anfordern.