Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke en contactgegevens

De verwerkingsverantwoordelijke is de organisatie die de Service SmartTranslate.ai exploiteert (de "Verwerkingsverantwoordelijke", "wij").

Belangrijke opmerking: om te voldoen aan informatieverplichtingen in meerdere rechtsgebieden (waaronder EU/UK) dient hier de volledige naam (handelsnaam) van de Verwerkingsverantwoordelijke, het vestigingsadres, het registratieland en, indien van toepassing, het registratienummer en de gegevens van een vertegenwoordiger in de EU/UK te worden vermeld.

Voor vragen over gegevensbescherming en de uitoefening van rechten kunt u contact met ons opnemen via: privacy@smarttranslate.ai.

2. Reikwijdte van het beleid en definities

Dit beleid betreft de verwerking van persoonsgegevens in verband met het gebruik van de Service (website, dashboard, vertaaldiensten, blog), inclusief contact en eventuele marketingactiviteiten (bijv. nieuwsbrief) - indien van toepassing.

"Persoonsgegevens" betekent informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (bijv. e‑mailadres, account-id, IP‑adres in bepaalde gevallen).

"Verwerking" omvat onder meer het verzamelen, vastleggen, opslaan, gebruiken, delen en verwijderen van gegevens.

3. Welke gegevens wij verwerken (categorieën gegevens)

Door de gebruiker opgegeven gegevens: met name e‑mailadres (bijv. inschrijving voor wachtlijst/nieuwsbrief), inhoud die u aanlevert voor vertaling (tekst, bestanden) en vertaalsinstellingen en voorkeuren (bijv. gekozen taalvariant, vertaalsprofiel).

Gegevens bij inschrijving voor wachtlijst/nieuwsbrief: e‑mailadres, taal/locale, informatie over toestemmingen (bijv. toestemming voor wachtlijst en optionele marketingtoestemming), en technische gegevens in verband met de inschrijving (IP‑adres, user‑agent) en aanmaak-/wijzigingsdata.

Account- en authenticatiegegevens: als u inlogt, verwerken we gegevens die nodig zijn voor het aanmaken en onderhouden van een account (bijv. gebruikers-id, e‑mailadres, sessiegegevens). Voor authenticatie wordt de dienst Clerk gebruikt.

Technische en operationele gegevens: IP‑adres, cookie-identifiers, apparaat- en browserinformatie (bijv. user‑agent) en gebruiksgebeurtenissen van de Service.

Analytische gegevens: indien u toestemt met analytische cookies, kunnen we statistische gegevens over het gebruik van de Service verwerken (bijv. paginaweergaven, basis sessieparameters) met analysetools (bijv. Google Analytics 4 en Cloudflare Web Analytics - afhankelijk van configuratie).

Communicatiegegevens: de inhoud van correspondentie wanneer u contact met ons opneemt (bijv. e‑mail over privacy).

We zijn niet van plan bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zogenaamde gevoelige gegevens) of gegevens over veroordelingen en strafbare feiten te verzamelen of van u te vragen. Lever dergelijke gegevens niet aan in teksten voor vertaling, tenzij strikt noodzakelijk en u beschikt over een rechtsgrond.

4. Bronnen van gegevens

We verzamelen gegevens rechtstreeks van u (bijv. wanneer u zich aanmeldt voor wachtlijst, een account creëert, materiaal ter vertaling uploadt of contact zoekt).

Een deel van de technische gegevens wordt automatisch verzameld door IT‑systemen en uw browser (bijv. IP‑adres, cookies, apparaatparameters).

Als u inlogt via een externe authenticatieprovider (Clerk), kunnen we ook account-/sessiegegevens uit dat systeem ontvangen voor zover nodig voor de werking van het inloggen.

5. Doeleinden van verwerking en rechtsgronden (EU/UK)

Als u woont in de EU/EER of het Verenigd Koninkrijk, volgen de rechtsgronden voor verwerking met name uit artikel 6 AVG / UK GDPR. Hieronder noemen we veelvoorkomende doeleinden en rechtsgronden; de feitelijke reikwijdte hangt af van de functies die u gebruikt.

Uitvoering van overeenkomst of handelingen voorafgaand aan een overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b AVG): het leveren van de functies van de Service, waaronder (indien beschikbaar) vertaling van content en documenten, accountbeheer en servicegerelateerde afhandeling.

Toestemming (art. 6 lid 1 onder a AVG): inschrijving voor nieuwsbrief (indien aangeboden), analytische cookies en vergelijkbare technologieën (bijv. Google Analytics 4), en andere verwerkingen waarvoor we uw toestemming vragen. Toestemming kunt u te allen tijde intrekken (zonder effect op de rechtmatigheid van verwerking vóór intrekking).

Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 onder f AVG): waarborgen van de veiligheid van de Service, voorkomen van misbruik (bijv. limieten op inschrijvingen vanaf één IP in korte tijd), onderhoud en ontwikkeling van de Service, en het vaststellen of verdedigen van rechten.

Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 onder c AVG): wanneer regelgeving ons verplicht bepaalde gegevens te verwerken (bijv. in verband met verzoeken, claims of overheidsverzoeken).

6. Is het opgeven van gegevens verplicht

Het opgeven van bepaalde gegevens is noodzakelijk om gebruik te maken van specifieke functies van de Service.

Bijvoorbeeld: om u aan te melden voor de wachtlijst moet u een e‑mailadres opgeven en de vereiste toestemming voor de verwerking in het kader van de wachtlijst geven. Zonder deze gegevens is aanmelding niet mogelijk.

Voor vertalingen: het aanleveren van de te vertalen inhoud en gekozen instellingen is noodzakelijk om de dienst uit te voeren.

7. Ontvangers van gegevens en verwerkers

We werken met vertrouwde dienstverleners (verwerkers) die de Service ondersteunen. Dit kan onder meer zijn: Cloudflare (hosting, CDN/infrastructuur, Workers/D1/Images), Clerk (authenticatie en accountbeheer) en analysetoolproviders (bijv. Google Analytics 4, Cloudflare Web Analytics - afhankelijk van configuratie en uw toestemming).

Leveranciers verwerken gegevens op basis van contractuele afspraken en onze gedocumenteerde instructies, voor zover nodig om hun diensten te leveren.

We kunnen ook gegevens bekendmaken aan: (a) bevoegde medewerkers en samenwerkingspartners van de Verwerkingsverantwoordelijke, (b) adviseurs (bijv. juridische adviseurs) indien nodig, (c) publieke instanties indien wettelijk vereist.

8. Cookies, soortgelijke technologieën en analytics

De Service gebruikt cookies en soortgelijke technologieën voor noodzakelijke doeleinden (bijv. sessiebehoud, veiligheid, onthouden van taalvoorkeuren) en - na uw toestemming - voor analytische doeleinden.

Er is een toestemmingsbanner waarmee u categorieën cookies kunt kiezen. Analytische cookies zijn optioneel.

Afhankelijk van instellingen kunnen we Google Analytics 4 (GA4) met Google Consent Mode v2 en Cloudflare Web Analytics gebruiken. Als u geen toestemming geeft voor de analytische categorie, beperken/stoppen we mechanismen die toestemming vereisen en verwijderen we de betreffende analytische cookies (bijv. _ga, _gid).

Details over cookiecategorieën en het beheer van toestemmingen staan in het Cookiebeleid.

9. Internationale doorgiften (buiten de EU/EER en het VK)

Vanwege het wereldwijde karakter van cloudservices kunnen gegevens in andere landen worden verwerkt dan uw woonland, inclusief buiten de EU/EER of het Verenigd Koninkrijk.

Als wij gegevens buiten de EU/EER of het VK overdragen, passen wij passende juridische waarborgen toe, zoals adequaatheidsbesluiten of standaardcontractbepalingen (SCC) en - indien nodig - aanvullende maatregelen.

U kunt informatie opvragen over de toegepaste beveiligingsmaatregelen voor doorgiften door contact met ons op te nemen.

10. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens zolang dit nodig is voor de doeleinden zoals beschreven in dit beleid, waarna wij ze verwijderen of anonimiseren - tenzij een langere bewaring wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is (bijv. voor het vaststellen, doen gelden of verdedigen van rechten).

Inschrijvingen voor wachtlijst/nieuwsbrief: wij bewaren gegevens (bijv. e‑mail, toestemmingen, technische parameters) totdat u zich afmeldt/intrekking van toestemming of totdat de gegevens niet langer nodig zijn voor het doel van verzameling.

Analytische gegevens: bewaartermijnen hangen af van de configuratie van het analysetool en uw cookie-instellingen; details kunnen ook uit leveranciersbeleid volgen.

Te vertalen inhoud (tekst/bestanden): in principe verwerken we deze zolang als nodig is om de dienst te leveren en kwaliteit te waarborgen, en verwijderen of anonimiseren we ze daarna - in overeenstemming met accountinstellingen, plan en veiligheids- en wettelijke vereisten.

11. Beveiliging van gegevens

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen (bijv. toegangscontrole, beperking van rechten, versleuteling van transmissies, beveiligingsmechanismen van de infrastructuur, monitoring en logging).

Geen enkel systeem is 100% veilig. Als er een datalek wordt geconstateerd, ondernemen wij stappen conform de toepasselijke wetgeving (inclusief - indien van toepassing - notificatieverplichtingen).

12. Uw rechten (EU/EER en het Verenigd Koninkrijk)

Als u zich in de EU/EER of het VK bevindt, heeft u - binnen de wettelijke grenzen - rechten zoals: recht op toegang tot gegevens, rectificatie, verwijdering ("recht om vergeten te worden"), beperking van verwerking, dataportabiliteit en bezwaar tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang.

Als de verwerking plaatsvindt op basis van toestemming, kunt u die toestemming op elk moment intrekken (zonder gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerking vóór intrekking).

Als u van mening bent dat de verwerking in strijd is met wetgeving, kunt u een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit (bijv. in Nederland: Autoriteit Persoonsgegevens) of de bevoegde instantie in uw land.

13. Informatie voor inwoners van de VS (selecte staten) - openbaarmakingen en rechten

Afhankelijk van uw woonplaats kunt u aanvullende rechten hebben (bijv. Californië - CCPA/CPRA; Colorado, Connecticut en andere staten). In de kern omvatten deze rechten informatie over welke categorieën gegevens worden verzameld en voor welke doeleinden, toegang tot gegevens, verwijdering, correctie en in sommige staten bezwaar tegen "verkoop"/"deling" of verwerking voor gerichte reclame.

Wij verkopen geen persoonsgegevens in de zin van gangbare staatsprivacywetten. Mocht onze verwerking ooit worden aangemerkt als "verkoop" of "deling" (bijv. voor gerichte advertentieactiviteiten), dan passen wij het Privacybeleid aan en bieden we de vereiste opt‑outmechanismen.

Om een verzoek in te dienen betreffende privacyrechten (toegang/verwijdering/correctie/opt‑out), neemt u contact op via: privacy@smarttranslate.ai. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen om verzoeken te verifiëren en misbruik te voorkomen.

Wij discrimineren niet tegen gebruikers die hun rechten uitoefenen.

14. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

De Service kan geautomatiseerde processen gebruiken (bijv. automatische vertaling van tekst/documenten met AI‑modellen, het afstemmen van instellingen op basis van een geselecteerd vertaalsprofiel).

Dergelijke processen veroorzaken doorgaans geen rechtsgevolgen voor u en hebben meestal geen wezenlijke, vergelijkbare impact op u. Indien wij processen implementeren die voldoen aan art. 22 AVG (automatische beslissingen met significante gevolgen), zullen wij daarvoor aparte informatie en de benodigde waarborgen verschaffen.

15. Gegevens van kinderen

De Service is niet gericht op kinderen. Als u ouder/verzorger bent en vermoedt dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt zonder vereiste toestemming, neem contact met ons op; wij nemen passende maatregelen.

16. Wijzigingen in het privacybeleid en contact

Wij kunnen het privacybeleid bijwerken om wijzigingen in de Service, leveranciers of wettelijke vereisten te weerspiegelen. De actuele versie wordt op deze pagina gepubliceerd met de datum van de laatste wijziging.

Voor privacyvragen en de uitoefening van rechten kunt u contact opnemen via: privacy@smarttranslate.ai. Voor verificatiedoeleinden kunnen wij om aanvullende informatie vragen om identiteit of bevoegdheid te bevestigen.