Mae cymorth TG a sylfaen wybodaeth sydd wedi’u cyfieithu’n dda yn lleihau nifer y ceisiadau i’r tîm yn sylweddol, oherwydd mae’r defnyddiwr yn dod o hyd i’r ateb cywir yn gynt ac yn deall beth i’w wneud gam wrth gam. Y pethau allweddol yw: iaith syml sy’n canolbwyntio ar dasg, terminoleg gyson, cydweddiad â’r rhyngwyneb, a chyfieithu technegol sydd wedi’i osod yn y cyd-destun cywir. Nid yw cyfieithu llythrennol yn ddigon ar ben ei hun — rhaid i’r cynnwys arwain at ddatrys y broblem, nid dim ond swnio’n gywir.
Yn ymarferol, mae’r deunyddiau sy’n gweithio orau yn cael eu cyfieithu gyda bwriad y defnyddiwr mewn golwg: “sut i drwsio hyn”, “beth i glicio”, “beth i’w wneud os nad yw hyn yn gweithio”. Dyna pam mae offer fel SmartTranslate.ai yn chwarae rhan gynyddol bwysig yn llif gwaith timau cymorth, gan ganiatáu i’r cyfieithiad gael ei addasu i’r sector, y tôn, lefel ffurfioldeb a’r cyd-destun technegol, tra’n cadw fformat y dogfennau yn gyfan.
Pam mae ansawdd cyfieithu mewn cymorth TG yn effeithio ar nifer y ceisiadau?
Mae llawer o gwmnïau’n tybio bod digon i roi erthygl i mewn i offeryn fel cyfieithydd Saesneg neu gyfieithydd Almaeneg, ac yna cyhoeddi’r canlyniad yn y canolfan gymorth ar-lein. Y broblem yw nad yw’r defnyddiwr yn darllen dogfennaeth er mwyn barnu cywirdeb ieithyddol. Mae’n eisiau datrys y broblem cyn gynted â phosibl: adfer mynediad, ffurfweddu gwasanaeth, dileu gwall, newid gosodiadau, neu ddeall neges system.
Os yw’r cyfieithiad yn rhy llythrennol, yn anghyson â’r rhyngwyneb, neu’n llawn jargon arbenigol, bydd y defnyddiwr:
- yn methu adnabod botymau ac enwau swyddogaethau,
- yn camddeall trefn y camau,
- yn ansicr a oes rhaid cwblhau cam penodol,
- yn methu deall neges gwall,
- yn rhoi’r gorau i ddatrys y broblem ar ei ben ei hun ac yn creu cais.
Mae hynny’n golygu bod rhaid trin cyfieithu cynnwys cymorth fel rhan o ddylunio profiad y defnyddiwr. Mae cyfieithiad da yn byrhau’r amser i ddatrys problem, yn lleihau’r baich ar y ddesg gymorth, ac yn gwella boddhad cwsmeriaid.
Pa gynnwys cymorth ddylid ei gyfieithu gyntaf?
Nid yw pob deunydd yn cael yr un effaith ar nifer y ceisiadau. Os ydych am weld effaith busnes yn gyflym, dechreuwch gyda’r cynnwys sy’n cefnogi hunanwasanaeth y defnyddiwr orau.
- Erthyglau canolfan gymorth sy’n ymwneud â mewngofnodi, ailosod cyfrinair a mynediad i gyfrif.
- Cyfarwyddiadau cam wrth gam ar gyfer y tasgau mwyaf cyffredin.
- Cynnwys datrys problemau fel “os gwelwch y gwall hwn, gwnewch y camau hyn”.
- Atebion macro a thempledi negeseuon cymorth.
- Cwestiynau cyffredin am ffurfweddu, taliadau, diogelwch ac integreiddiadau.
- Disgrifiadau o negeseuon gwall a’u hachosion posibl.
Yn union yn y deunyddiau hyn y mae’r angen am gyfieithu manwl o’r Saesneg i’r Gymraeg, ond hefyd i farchnadoedd eraill, yn codi amlaf. Mewn llawer o gwmnïau, mae’r llif gwaith yn cynnwys cyfieithu Saesneg i Gymraeg, cyfieithu Pwylaidd-Almaeneg neu gyfieithu Pwylaidd-Rwsieg ar yr un pryd, oherwydd bod yr un cynnyrch yn cael ei ddefnyddio gan gwsmeriaid o wahanol wledydd.
Y rheol bwysicaf: cyfieithwch y dasg, nid y geiriau yn unig
Dylai cynnwys cymorth TG gael ei gyfieithu mewn iaith sy’n canolbwyntio ar weithred. Mae hynny’n golygu bod angen i’r defnyddiwr wybod ar unwaith beth i’w wneud. Yn rhy aml, mae erthygl yn ieithyddol gywir ond ddim yn helpu’n ymarferol, oherwydd ei bod yn canolbwyntio ar ddisgrifiad y system yn hytrach na’r weithred i’w chyflawni.
Cymharwch ddwy ffordd:
- Fersiwn wannach: “Mae’r opsiwn ffurfweddu dilysu aml-ffactor i’w weld yn adran gosodiadau diogelwch proffil y defnyddiwr”.
- Fersiwn well: “I alluogi dilysu aml-ffactor, ewch i Gosodiadau > Diogelwch a chliciwch ar Galluogi MFA”.
Mae’r gwahaniaeth yn ymddangos yn fach, ond o safbwynt cymorth technegol mae’n hollbwysig. Mae’r defnyddiwr angen cyfarwyddyd gweithredol, nid disgrifiad gwyddoniadurol o’r swyddogaeth.
Dyna pam, wrth gyfieithu cynnwys cymorth, mae’n werth sicrhau bod pob darn yn ateb un o’r cwestiynau canlynol:
- Beth ddylwn i ei wneud?
- Ble ddylwn i glicio?
- Pa arwydd fydd yn dangos ei fod yn gweithio?
- Beth ddylwn i ei wneud os bydd y cam hwn yn methu?
Sut i gyfieithu cyfarwyddiadau cam wrth gam fel eu bod yn ddefnyddiol iawn?
Cyfarwyddiadau gweithdrefnol yw sylfaen unrhyw sylfaen wybodaeth. Yn anffodus, dyna lle mae cyfieithu llythrennol yn costio fwyaf. Dylai’r cyfieithiad gadw rhesymeg gweithred y defnyddiwr, nid dim ond trefn brawddegau’r gwreiddiol.
1. Un cam = un weithred
Peidiwch â chyfuno sawl gweithred mewn un frawddeg os gellir eu camddeall yn hawdd. Yn hytrach na dweud: “Ewch i’r gosodiadau, dewiswch y tab integreiddiadau ac ar ôl ei actifadu nodwch yr allwedd API”, mae’n well rhannu hyn yn dri cham clir.
2. Dechreuwch gyda berf
Yn y gymorth, mae gorchmynion clir yn gweithio orau: “Cliciwch”, “Dewiswch”, “Teipiwch”, “Ailgychwyn”, “Gwiriwch”. Mae hyn yn gwneud sganio’r cynnwys yn haws ac yn lleihau’r risg o gamgymeriad.
3. Cadwch y drefn gywir
Hyd yn oed gall cyfieithiad da o’r Saesneg i’r Gymraeg fod yn ddryslyd os bydd rhesymeg y camau yn newid yn y fersiwn Gymraeg. Yn TG, mae trefn yn hynod o bwysig — gall hepgor un cam wneud y camau canlynol yn amhosibl.
4. Ychwanegwch y canlyniad disgwyliedig
Ar ôl cam pwysig, nodwch beth ddylai’r defnyddiwr ei weld. Er enghraifft: “Ar ôl cadw’r newidiadau, dylai’r statws newid i Actif”. Mae awgrym fel hyn yn lleihau ceisiadau diangen fel “dydw i ddim yn gwybod a wnes i hyn yn iawn”.
5. Cynnwys llwybr wrth gefn
Nid yw’r erthyglau cymorth gorau yn dod i ben ar y cyfarwyddyd sylfaenol. Maent yn ychwanegu adran “Os nad yw hyn yn gweithio”, sy’n arwain y defnyddiwr at gamau diagnostig pellach.
Cysondeb terminoleg: un o’r problemau sy’n cael eu hanwybyddu amlaf
Mewn llawer o sefydliadau, caiff yr un swyddogaeth ei chyfieithu mewn tair ffordd wahanol. Mewn un erthygl mae “panel gweinyddol” yn ymddangos, mewn un arall “consol gweinyddwr”, ac mewn trydydd “dashbord admin”. I’r defnyddiwr, mae hyn yn edrych fel tri lle gwahanol yn y system.
Mae diffyg cysondeb terminolegol yn arwain at:
- fwy o gamgymeriadau wrth ddilyn cyfarwyddiadau,
- anhawster wrth chwilio cynnwys yn y sylfaen wybodaeth,
- fwy o gwestiynau ychwanegol i’r ddesg gymorth,
- dryswch rhwng timau cynnyrch, gwasanaeth cwsmeriaid a marchnata.
Dyna pam mae’n werth creu geirfa sy’n cynnwys:
- enwau modiwlau a swyddogaethau,
- cyfieithiadau sefydlog ar gyfer negeseuon system,
- enwau rolau defnyddwyr,
- berfau gweithredol a ddefnyddir mewn cyfarwyddiadau,
- termau technegol y dylid eu symleiddio neu’u gadael heb eu cyfieithu.
Dyma lle mae datrysiadau sy’n caniatáu cyfieithu mewn proffil a chyd-destun yn cael mantais. Mae SmartTranslate.ai yn gwneud hi’n haws addasu’r cyfieithiad i’r sector, yr arddull a’r tôn, gan helpu i gynnal cysondeb rhwng erthyglau’r ganolfan gymorth, atebion cymorth a’r ddogfennaeth.
Technegol neu syml? Sut i ddewis yr arddull yn ôl y gynulleidfa
Un o’r camgymeriadau mwyaf cyffredin yw ysgrifennu pob deunydd yn yr un arddull. Ond mae angen iaith wahanol ar weinyddwr system ac ar ddefnyddiwr terfynol.
Pryd i ddefnyddio arddull dechnegol?
- pan fo’r cynnwys wedi’i anelu at weinyddwyr, datblygwyr neu adrannau TG,
- pan fo cywirdeb ffurfweddu yn bwysig,
- pan fo’r gynulleidfa’n gyfarwydd â thermau arbenigol,
- pan fo’r ddogfen yn disgrifio integreiddiadau, API, logiau neu bolisïau diogelwch.
Pryd i ddefnyddio iaith syml?
- pan fo’r cyfarwyddyd yn ymwneud â gweithredoedd dyddiol y defnyddiwr,
- pan fo angen datrys y broblem yn gyflym heb wybodaeth dechnegol,
- pan fo’r cynnwys yn ymwneud â mewngofnodi, taliadau, gosodiadau cyfrif neu wallau syml,
- pan all y darllenydd fod dan bwysau amser neu straen.
Enghraifft:
- Arddull dechnegol: “Gwiriwch a yw’r tocyn a gynhyrchwyd ar gyfer yr integreiddiad wedi dod i ben ac a yw’r cwmpas caniatâd yn cynnwys ysgrifennu i’r adnodd”.
- Arddull syml: “Gwiriwch a yw’r allwedd integreiddio yn dal yn weithredol ac a oes ganddi ganiatâd i ysgrifennu data”.
Gall y ddwy fersiwn fod yn gywir, ond mae’u heffeithiolrwydd yn dibynnu ar y gynulleidfa. Mae hyn yn bwysig hefyd pan fydd y tîm yn defnyddio offer fel cyfieithydd Saesneg, cyfieithydd Deepl neu system awtomatig arall. Nid yw’r peiriant ei hun bob amser yn gwybod pwy yw’r darllenydd. Mae angen cyd-destun defnyddiwr a sector arno.
Sut i gyfieithu enwau botymau, elfennau rhyngwyneb a negeseuon system?
Dyma faes lle mae llawer iawn o wallau’n digwydd. Hyd yn oed mae cyfieithiadau da o’r Saesneg i’r Gymraeg yn colli gwerth os yw’r erthygl yn dweud “Dewiswch Preferences”, tra bod y botwm yn yr ap yn cael ei alw’n “Gosodiadau”.
Mae’r prif reolau’n syml:
- Defnyddiwch yr union enwau y mae’r defnyddiwr yn eu gweld yn y rhyngwyneb.
- Os nad yw’r cynnyrch wedi’i leoleiddio, gadewch enwau gwreiddiol y botymau.
- Amlygwch enwau elfennau’r rhyngwyneb yn gyson, e.e. mewn dyfynodau neu gyda phriflythyren.
- Peidiwch â chyfieithu’r un label mewn sawl ffordd wahanol.
- Diweddarwch y cynnwys yn rheolaidd ar ôl newidiadau yn y UI.
Enghraifft o gamgymeriad:
- Erthygl: “Cliciwch Cymeradwyo”.
- Rhyngwyneb: botwm “Apply”.
Mewn system heb leoleiddio Cymraeg, mae cyfarwyddyd o’r fath yn creu dryswch. Byddai’n fwy cywir ysgrifennu: “Cliciwch Apply”. Os ydych am ychwanegu esboniad, gwnewch hynny fel nodyn ategol: “Cliciwch Apply i gadw’r newidiadau”.
Mae’r un peth yn wir am negeseuon gwall. Os yw’r defnyddiwr yn gweld y testun Saesneg union ar y sgrin, mae’n werth ei ddyfynnu yn ei ffurf wreiddiol ac yna egluro’r ystyr yn Gymraeg isod. Mae hyn yn ei gwneud yn haws i chwilio’r broblem yn y sylfaen wybodaeth.
Beth am sgrinluniau a graffeg mewn cyfarwyddiadau?
Mae llawer o dimau’n anghofio nad yw cyfieithu erthygl yn gorffen gyda’r testun. Os oes sgrinluniau gyda rhyngwyneb Saesneg yn y cyfarwyddyd, ond bod y disgrifiad Cymraeg yn cyfeirio at enwau gwahanol, gall y defnyddiwr fynd ar goll.
Wrth weithio gyda sgrinluniau, mae’n werth mabwysiadu un o dair strategaeth:
- Cadw’r sgrinluniau gwreiddiol ac addasu’r testun i’r enwau gwirioneddol sy’n weladwy yn y rhyngwyneb.
- Paratoi sgrinluniau ar wahân ar gyfer pob fersiwn iaith, os yw’r cynnyrch â rhyngwyneb lleol.
- Lleihau nifer y sgrinluniau a dibynnu mwy ar gyfarwyddiadau testun manwl, os yw’r UI yn newid yn aml.
Y rheol fwyaf ymarferol yw hon: dylai’r sgrinlun gadarnhau’r cyfarwyddyd, nid ei ddisodli. Dylai’r defnyddiwr allu datrys y broblem hyd yn oed os yw’r ddelwedd yn hen neu’n aneglur ar ffôn symudol.
Os ydych yn cyfieithu dogfennau sy’n cynnwys cynllun, tablau ac adrannau cymhleth, mae cadw’r fformat yn bwysig iawn. Dyma lle mae offer fel SmartTranslate.ai yn helpu, gan gefnogi cyfieithu dogfennau TXT, CSV, PDF a ffeiliau Office gyda’r strwythur yn cael ei gadw, sy’n cyflymu gwaith ar y sylfaen wybodaeth a’r cyfarwyddiadau.
Sut i drefnu llif gwaith cyfieithu ar gyfer cymorth TG?
Nid yw proses effeithiol yn golygu rhoi’r testun i mewn i offeryn fel cyfieithydd o Saesneg i Gymraeg un tro yn unig. Mae angen llif gwaith ailadroddadwy sy’n cyfuno cyflymder â rheoli ansawdd.
Cam 1: Blaenoriaethu cynnwys
Dechreuwch trwy ddadansoddi ceisiadau: pa broblemau sy’n ymddangos amlaf, o ba wledydd y maent yn dod, a pha erthyglau sydd â llawer o draffig ond cyfradd datrys isel.
Cam 2: Paratoi’r ffynhonnell
Symleiddiwch y testun ffynhonnell cyn cyfieithu. Tynnwch amwysedd, byrhewch frawddegau, trefnwch y camau, a gwiriwch eu bod yn cyd-fynd â’r UI cyfredol.
Cam 3: Dewis proffil cyfieithu
Mae angen proffil gwahanol ar ddogfennaeth ar gyfer gweinyddwyr nag ar FAQ ar gyfer y defnyddiwr terfynol. Mae’n ddefnyddiol gosod y sector, y tôn, y ffurfioldeb a lefel creadigrwydd y cyfieithiad.
Cam 4: Gwirio terminoleg
Gwiriwch enwau swyddogaethau, botymau, negeseuon gwall a rolau defnyddwyr. Dyma un o’r camau pwysicaf wrth leihau ceisiadau yn y dyfodol.
Cam 5: Profi gyda defnyddiwr
Gofynnwch i rywun y tu allan i’r tîm gyflawni’r cyfarwyddyd gan ddibynnu’n llwyr ar yr erthygl wedi’i chyfieithu. Os ydynt yn mynd yn sownd, mae angen gwella’r cynnwys.
Cam 6: Mesur yr effaith
Monitrowch nifer y ceisiadau ar gyfer y broblem honno, amser datrys, ac effeithiolrwydd chwilio’r erthygl. Dim ond felly y gallwch asesu a yw’r cyfieithiad yn gweithio mewn gwirionedd.
Sut i fesur a yw cyfieithu’r sylfaen wybodaeth yn lleihau nifer y ceisiadau?
Nid yw’r ffaith syml eich bod wedi cyhoeddi erthygl mewn iaith arall yn golygu llwyddiant. Mae’r effaith ar ymddygiad y defnyddiwr a gwaith y tîm cymorth yn bwysig. Mae’n werth olrhain:
- gostyngiad yn nifer y ceisiadau sy’n ymwneud â phroblem benodol,
- cynnydd yn nifer y golygfeydd ar erthyglau sy’n gorffen gyda datrysiad annibynnol,
- gostyngiad yn amser yr ymateb cyntaf oherwydd llai o lwyth ar y tîm,
- gostyngiad yn nifer y ceisiadau sy’n cael eu huwchgyfeirio,
- graddfeydd uwch ar ddefnyddioldeb erthyglau’r ganolfan gymorth,
- amser trin byrrach ar gyfer ceisiadau sy’n gofyn am ymateb mewn gwahanol ieithoedd.
Os ydych yn gweithredu’n rhyngwladol, cymharwch ganlyniadau rhwng marchnadoedd. Yn aml, mae’n troi allan bod cyfieithu Pwylaidd-Almaeneg neu gyfieithu Pwylaidd-Rwsieg yn gofyn am lefel wahanol o symleiddio, strwythur brawddegau gwahanol, neu fwy o addasu diwylliannol na chyfieithu safonol o’r Saesneg i’r Gymraeg. I helpu gyda hynny, gall canllaw fel sut i ddewis yr amrywiad iaith cywir ar gyfer cyfieithu a lleoleiddio cynnwys fod yn ddefnyddiol iawn wrth gynllunio lleoleiddio ar gyfer marchnadoedd gwahanol.
Y camgymeriadau mwyaf cyffredin wrth gyfieithu cynnwys ar gyfer cymorth TG
- Cyfieithu llythrennol heb ystyried nod y defnyddiwr.
- Diffyg cysondeb rhwng yr erthygl a rhyngwyneb y cynnyrch.
- Cymysgu arddull dechnegol ac iaith syml heb resymeg glir.
- Paragraffau rhy hir yn lle camau clir a darllenadwy.
- Dim gwybodaeth am beth i’w wneud os nad yw’r cyfarwyddyd sylfaenol yn gweithio.
- Sgrinluniau neu gyfarwyddiadau sydd wedi mynd yn hen ar ôl newidiadau yn y UI.
- Dim geirfa derfynol ar gyfer y sefydliad cyfan.
- Dibynnu’n llwyr ar offeryn fel cyfieithydd Deepl, cyfieithydd Saesneg neu gyfieithydd Almaeneg heb osod cyd-destun y sector.
Yn union y pwynt olaf hwn sy’n arbennig o bwysig. Gall offer cyffredinol fod yn wych ar gyfer deall testun yn gyflym, ond mae deunyddiau cymorth yn gofyn am fwy o reolaeth dros yr arddull, y ffurfioldeb a’r ystyr. Dyna pam mae mwy a mwy o dimau’n troi at atebion arbenigol, fel SmartTranslate.ai, sy’n caniatáu cyfieithu cynnwys gan ystyried y defnydd busnes penodol.
Arferion da ar y diwedd: rhestr wirio ar gyfer y tîm cymorth
- Diffiniwch y gynulleidfa ar gyfer yr erthygl cyn cyfieithu bob tro.
- Symleiddiwch y fersiwn ffynhonnell cyn ei chyfieithu.
- Cadwch enwau’n union yr un fath â’r rheini yn y rhyngwyneb.
- Rhannwch gyfarwyddiadau’n gamau byr.
- Ychwanegwch adran “os nad yw hyn yn gweithio”.
- Cynhaliwch geirfa a chanllawiau arddull.
- Profwch erthyglau gyda defnyddwyr go iawn neu bobl y tu allan i’r tîm.
- Mesurwch y gostyngiad yn nifer y ceisiadau ar ôl cyhoeddi fersiynau iaith newydd.
Os ydych yn trin cyfieithu’r sylfaen wybodaeth fel rhan o strategaeth hunanwasanaeth, ac nid fel tasg ieithyddol yn unig, fe welwch yr effaith yn fuan. Mae cynnwys gwell yn golygu llai o docynnau diangen, amser cymorth byrrach, a lefel uwch o foddhad defnyddwyr.
FAQ
A yw cyfieithydd Saesneg arferol yn ddigon ar gyfer cyfieithu canolfan gymorth?
Ar gyfer cyfieithiad cychwynnol, yn aml ydyw, ond mewn cymorth TG fel arfer nid yw hynny’n ddigon. Mae angen cydweddiad â’r rhyngwyneb, terminoleg gyson, arddull briodol a chyd-destun technegol. Heb hyn, gall hyd yn oed cyfieithiad ieithyddol cywir gynyddu nifer y ceisiadau yn lle eu lleihau.
Sut i gyfieithu cynnwys os nad yw rhyngwyneb yr ap wedi’i gyfieithu i’r Gymraeg?
Y dull gorau yw gadael enwau gwreiddiol y botymau ac adrannau o’r rhyngwyneb yn yr erthygl, e.e. “Settings” neu “Apply”, ac ychwanegu esboniad byr yn Gymraeg wrth eu hymyl. Fel hyn, gall y defnyddiwr ddod o hyd i’r elfen gywir ar y sgrin yn hawdd.
Pa un sy’n bwysicach: cywirdeb technegol neu iaith syml?
Y peth pwysicaf yw addasu i’r gynulleidfa. Mae angen manylder technegol ar weinyddwr, ond fel arfer mae angen cyfarwyddiadau syml, diamwys ar y defnyddiwr terfynol. Mae’r cyfieithiad gorau yn cyfuno cywirdeb a defnyddioldeb.
Sut mae SmartTranslate.ai yn helpu gyda chyfieithu cynnwys cymorth?
Mae SmartTranslate.ai yn cefnogi llif gwaith o’r fath drwy gyfieithu cyd-destunol, proffiliau sector, y posibilrwydd o osod arddull, tôn a ffurfioldeb, a thrin dogfennau tra’n cadw’r fformat. Mae hyn yn hwyluso creu deunyddiau cyson ar gyfer y ganolfan gymorth, cyfarwyddiadau ac atebion cymorth mewn sawl iaith ac amrywiad rhanbarthol.