Politika zasebnosti

1. Upravljavec podatkov in kontaktni podatki

Upravljavec osebnih podatkov je subjekt, ki upravlja storitev SmartTranslate.ai (»Upravljavec«, »mi«).

Pomembno: da bi izpolnili informacijske zahteve številnih jurisdikcij (vključno z EU/UK), morate tu navesti polno ime (firmo) Upravljavca, sedež, državo registracije in – kjer je to ustrezno – registrsko številko ter podatke o predstavniku v EU/UK.

Za zadeve, povezane z varstvom podatkov in uresničevanjem pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, nas lahko kontaktirate: privacy@smarttranslate.ai.

2. Obseg politike in opredelitve

Politika se nanaša na obdelavo osebnih podatkov v povezavi z uporabo Storitve (spletna stran, nadzorna plošča, funkcije prevajanja, blog), vključno s stikom z nami ter trženjskimi dejavnostmi (npr. glasilo), če se izvajajo.

»Osebni podatki« pomenijo informacije o identificirani ali določljivi fizični osebi (npr. e-poštni naslov, identifikator računa, naslov IP v določenih primerih).

»Obdelava« med drugim vključuje zbiranje, beleženje, shranjevanje, uporabo, posredovanje in brisanje podatkov.

3. Katere podatke obdelujemo (kategorije podatkov)

Podatki, ki jih posreduje uporabnik: zlasti e-poštni naslov (npr. prijava na čakalni seznam / glasilo), vsebine, poslane v prevajanje (besedilo, datoteke), ter nastavitve prevajanja in preference (npr. izbrana jezikovna različica, prevajalski profil).

Podatki o prijavi na čakalni seznam/glasilo: e-pošta, jezik/lokalizacija, podatki o soglasjih (npr. soglasje za čakalni seznam in neobvezno marketinško soglasje), pa tudi tehnični podatki, povezani s prijavo (naslov IP, user-agent) ter datumi ustvaritve/posodobitve vpisa.

Podatki o računu in avtentikaciji: če uporabljate prijavo, obdelujemo podatke, potrebne za ustvarjanje in vzdrževanje računa (npr. identifikator uporabnika, e-poštni naslov, podatki seje). V storitvi se uporablja ponudnik avtentikacije Clerk.

Tehnični in operativni podatki: naslov IP, identifikatorji piškotkov, podatki o napravi in brskalniku (npr. user-agent) ter dogodki, povezani z uporabo Storitve.

Analitični podatki: če privolite v analitične piškotke, lahko obdelujemo statistične podatke o uporabi Storitve (npr. ogledi strani, osnovni parametri seje) z uporabo analitičnih orodij (npr. Google Analytics 4 in Cloudflare Web Analytics – odvisno od konfiguracije).

Komunikacijski podatki: vsebina korespondence, če nas kontaktirate (npr. e-pošta glede zasebnosti).

Ne nameravamo zbirati in od vas ne zahtevamo posebnih kategorij podatkov (t. i. občutljivih podatkov) niti podatkov o obsodbah in kršitvah zakonodaje. Prosimo vas, da takih podatkov ne pošiljate v vsebinah za prevajanje, razen če je to nujno in imate ustrezno pravno podlago.

4. Viri podatkov

Podatke zbiramo neposredno od vas (npr. ko se prijavite na čakalni seznam, ustvarite račun, pošljete vsebino v prevajanje ali nas kontaktirate).

Del tehničnih podatkov se samodejno zbira prek informacijskih sistemov in brskalnika (npr. naslov IP, piškotki, parametri naprave).

Če se prijavljate prek zunanjega ponudnika avtentikacije (Clerk), lahko od tega sistema prejmejo tudi podatke o računu/seansi, kolikor je to potrebno za delovanje prijave.

5. Nameni obdelave in pravne podlage (EU/UK)

Če se nahajate v EU/EGP ali Združenem kraljestvu, pravne podlage za obdelavo izhajajo zlasti iz člena 6 GDPR / UK GDPR. Spodaj navajamo tipične namene in pravne podlage – dejanski obseg je odvisen od funkcij, ki jih uporabljate.

Izvajanje pogodbe ali dejanja pred sklenitvijo pogodbe (člen 6(1)(b) GDPR): izvajanje funkcij Storitve, vključno z (če je na voljo) prevajanjem vsebin in dokumentov, upravljanjem uporabniškega računa ter obdelavo nalog, povezanih s storitvijo.

Privolitev (člen 6(1)(a) GDPR): prijava na glasilo (če se izvaja), analitični piškotki in podobne tehnologije (npr. Google Analytics 4), druge dejavnosti, za katere prosimo za privolitev. Privolitev lahko kadar koli prekličete (brez vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem).

Legitimni interes (člen 6(1)(f) GDPR): zagotavljanje varnosti Storitve, preprečevanje zlorab (npr. omejevanje števila prijav z istega IP v kratkem času), vzdrževanje in razvoj Storitve, uveljavljanje ali obramba zahtevkov.

Pravna obveznost (člen 6(1)(c) GDPR): kadar nas predpisi zavezujejo k obdelavi določenih podatkov (npr. v povezavi z obravnavo prijav, zahtevkov ali zahtev organov).

6. Ali je posredovanje podatkov obvezno

Posredovanje nekaterih podatkov je nujno za uporabo določenih funkcij Storitve.

Na primer: za prijavo na čakalni seznam morate navesti e-poštni naslov in podati zahtevano soglasje glede upravljanja čakalnega seznama. Brez teh podatkov prijava ne bo mogoča.

Pri prevodih: posredovanje vsebine za prevajanje in izbranih nastavitev je nujno za izvedbo storitve.

7. Prejemniki podatkov in obdelovalci

Uporabljamo zaupanja vredne ponudnike storitev (obdelovalce), ki podpirajo delovanje Storitve. To so lahko zlasti: Cloudflare (gostovanje, CDN/infrastruktura, storitve Workers/D1/Images), Clerk (avtentikacija in upravljanje računov) ter ponudniki analitičnih orodij (npr. Google Analytics 4, Cloudflare Web Analytics – odvisno od konfiguracije in vaše privolitve).

Ponudniki obdelujejo podatke na podlagi pogodb in naših dokumentiranih navodil, v obsegu, potrebnem za zagotavljanje storitev.

Podatke lahko razkrijemo tudi: (a) pooblaščenim zaposlenim in sodelavcem Upravljavca, (b) svetovalcem (npr. pravnim), kadar je to potrebno, (c) javnim organom, kadar to zahteva zakonodaja.

8. Piškotki, podobne tehnologije in analitika

Storitev uporablja piškotke in podobne tehnologije za nujne namene (npr. ohranjanje seje, varnost, zapomnitev jezikovnih nastavitev) ter – po vaši privolitvi – za analitične namene.

V Storitev je vključen pasica za soglasje, ki omogoča izbiro kategorij piškotkov. Analitični piškotki so izbirni.

Glede na konfiguracijo lahko uporabljamo Google Analytics 4 (GA4) z mehanizmom Google Consent Mode v2 ter Cloudflare Web Analytics. Ob odsotnosti privolitve za analitično kategorijo omejimo/izklopimo delovanje mehanizmov, ki zahtevajo privolitev, in izbrišemo navedene analitične piškotke (npr. _ga, _gid).

Podrobnosti o kategorijah piškotkov in načinu upravljanja privolitve so navedene v Politiki piškotkov.

9. Mednarodni prenosi (zunaj EU/EGP in UK)

Zaradi globalne narave storitev v oblaku se lahko podatki obdelujejo v državah, ki niso država vašega prebivališča, tudi zunaj EU/EGP ali Združenega kraljestva.

Če podatke prenašamo zunaj EU/EGP ali UK, uporabljamo ustrezne pravne mehanizme, kot so sklepi o ustrezni ravni zaščite ali standardne pogodbene klavzule (SCC) ter – kjer je potrebno – dodatni zaščitni ukrepi.

Informacije o uporabljenih zaščitnih ukrepih prenosa lahko dobite, če nas kontaktirate.

10. Obdobja hrambe podatkov

Podatke hranimo toliko časa, kolikor je potrebno za izpolnitev namenov, opisanih v tej Politiki, nato pa jih izbrišemo ali anonimiziramo – razen če daljša hramba zahteva zakon ali je upravičena (npr. za ugotavljanje, uveljavljanje ali obrambo zahtevkov).

Prijave na čakalni seznam/glasilo: podatke (npr. e-pošto, soglasja, tehnične parametre prijav) hranimo do odjave/preklica soglasja ali do trenutka, ko podatki niso več potrebni za namen, za katerega so bili zbrani.

Analitični podatki: obdobja hrambe so odvisna od konfiguracije analitičnega orodja in vaših nastavitev piškotkov; podrobnosti lahko izhajajo tudi iz politik ponudnikov.

Vsebine za prevajanje (besedilo/datoteke): praviloma jih obdelujemo toliko časa, kolikor je potrebno za izvedbo storitve in zagotavljanje njene kakovosti, nato pa jih izbrišemo ali anonimiziramo – v skladu z nastavitvami računa, paketom ter zahtevami varnosti in zakonodaje.

11. Varnost podatkov

Uporabljamo tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito podatkov (npr. nadzor dostopa, omejevanje pravic, šifriranje prenosa, varnostne mehanizme infrastrukture, spremljanje in beleženje dogodkov).

Noben sistem ne zagotavlja 100-odstotne varnosti. Če ugotovimo kršitev varstva podatkov, bomo ukrepali v skladu z veljavno zakonodajo (vključno – če je to ustrezno – z obvestili).

12. Vaše pravice (EU/EGP in Združeno kraljestvo)

Če se nahajate v EU/EGP ali UK, vam v mejah prava pripadajo pravice: dostop do podatkov, popravek, izbris (»pravica do pozabe«), omejitev obdelave, prenosljivost podatkov ter ugovor obdelavi, ki temelji na legitimnem interesu.

Če obdelava temelji na privolitvi, lahko privolitev kadar koli prekličete (brez vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem).

Če menite, da obdelava krši zakonodajo, imate pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu (npr. v Sloveniji: Informacijski pooblaščenec) ali pristojnem organu v svoji državi.

13. Informacije za prebivalce ZDA (izbrane zvezne države) - razkritja in pravice

Glede na kraj prebivališča vam lahko pripadajo dodatne pravice (npr. Kalifornija - CCPA/CPRA; Kolorado, Connecticut in druge zvezne države). Praviloma vključujejo pravico do: seznanitve s kategorijami zbranih podatkov in nameni, dostopa do podatkov, izbrisa podatkov, popravka podatkov ter v nekaterih zveznih državah – ugovora proti »prodaji«/»deljenju« podatkov ali obdelavi za ciljno oglaševanje.

Osebnih podatkov ne prodajamo v smislu tipičnih državnih zakonov o zasebnosti. Če bi kdaj začeli izvajati dejavnosti, ki bi se štele za »prodajo« ali »deljenje« (npr. za ciljno oglaševanje), bomo Politiko posodobili in zagotovili zahtevane mehanizme za odjavo.

Za uveljavljanje pravic zasebnosti (dostop/izbris/popravek/odjava) nas kontaktirajte: privacy@smarttranslate.ai. Za preverjanje zahtevka in zaščito pred zlorabami lahko prosimo za podatke, potrebne za preverjanje.

Uporabnikov ne diskriminiramo zaradi uveljavljanja njihovih pravic.

14. Avtomatizirano odločanje in profiliranje

V Storitev se lahko uporabljajo avtomatizirani procesi (npr. samodejno prevajanje besedil/dokumentov z uporabo modelov AI, izbira nastavitev glede na izbrani prevajalski profil).

Takšne operacije praviloma ne povzročajo pravnih učinkov in na vas na podoben način tudi ne vplivajo bistveno. Če uvedemo procese, ki izpolnjujejo pogoje iz člena 22 GDPR (avtomatizirane odločitve z bistvenim vplivom), bomo zagotovili ločene informacije in potrebne zaščitne ukrepe.

15. Podatki otrok

Storitev ni namenjena otrokom. Če ste starš/skrbnik in sumite, da nam je otrok posredoval osebne podatke brez zahtevane privolitve, nas kontaktirajte – ustrezno bomo ukrepali.

16. Spremembe politike zasebnosti in kontakt

Politiko zasebnosti lahko posodobimo, da odraža spremembe v Storitvi, pri ponudnikih ali v zakonodajnih zahtevah. Trenutna različica je objavljena na tej strani skupaj z datumom zadnje posodobitve.

Za vprašanja o zasebnosti in za uveljavljanje pravic nas kontaktirajte: privacy@smarttranslate.ai. Zaradi varnosti lahko za preverjanje identitete ali pooblastila za delovanje v imenu druge osebe prosimo za dodatne podatke.